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notes de frais et avantages en nature
Discussion sur le thème : Mon Employeur

  1. #1
    Membre Junior

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    Bonjour,

    Je me permet de poster un message sur ce forum, car les questions que je me pose ne trouvent malheureusement pas de réponse....
    J'aimerais avoir quelques confirmations, ou complements d'informations en ce qui concerne les notes de frais et avantages en nature.

    Pour etre le plus clair possible, je vais donner des exemples :

    Des vehicules de tourismes sont octroyées à certaines personnes de façon permanente. Ceux ci sont declarés en avantage en nature, calculé sur une base forfaitaire. (Seuls les vehicules sont declarés en avantage en nature d'ailleurs)

    Par ailleurs, ces même personnes ont la "jouissance" de carte [de marque x], mobiles, carte de peage et carte bancaire professionnelle.

    Logiquement, les notes de frais sont remises tous les mois.
    C'est à dire qu'a partir du relevé de carte pro, les employés joignent les justificatifs (factures, facturettes) et identifie les achats des notes de frais, ou indiquent "depenses personnelles" (qui sont remboursées par l'employé dans ce cas).

    Je constate que bien souvent aucun "justificatif de depense" n'est joint aux depenses (cad que pour un restaurant d'il y a 6 mois, on est bien incapable de me dire quel client est sensé avoir justifié ces frais de restaurant et combien il y avait de personnes). Idem pour l'hotel. Mais j'ai bien les factures avec la TVA identifiées (enfin, presque à chaque fois)

    Hors la TVA est deduite sur les frais de restaurant, hotel, carburants....malaise ou pas malaise?

    Idem : revue des frais de peage (deduits egalement) identification de trajet domicile-travail dans les frais pris en charge par la société et déduit fiscalement (car considéré comme frais pro)....aucun moyen de savoir si certains péages correspondent bien à des visites clients ou fournisseurs (pas de fiche de mission ou autre).

    les mobiles, [de marque x]sont pris en charge integralements par la société et servent pour un usage aussi bien pro que perso (sauf les mobiles: les "grosses" communications perso sont bien identifiées et remboursées par l'employ&#233

    Les frais d'essence sont systematiquement imputés frais pro et en TVA deductible à 80% (meme si on est incapable de m'expliquer pourquoi il y a eu sur un véhicule 4 pleins à 70 euros dans le mois alors que la personne était en deplacement à l'etranger pendant 15 jours, et qu'elle habite à 5 km de l'entreprise).

    du coup je me pose des questions:

    - de l'abus
    - de la justesse des remboursements (l'essence n'est ce pas inclu dejà dans les avantages en nature logiquement)
    - de la justesse de la TVA déduite
    - de la requalification de certains frais en avantage en nature (ou espece?) comme les abonnements cartes [de marque x], ou par exemple le peage domicile-travail, ça ne me semble pas trés logique de le considerer comme frais professionnel....

    Avant d'emettre des remarques, j'aimerais etre sur de moi et en savoir un peu plus sur les frais.....

    merci beaucoup de vos reponses et eclaircissement.

  2. #2
    Pilier Junior

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    Bonjour GALOPA,
    En fait, votre question concerne les ABUS de certains par rapport à d'autres et pas toujours dans le même sens ?
    Si vous voulez faire quelque-chose soyez très prudente car il vous faudra donner des preuves irréfutables !
    Avez-vous posée la question à votre hièrarchie ?
    Si elle est dans le cas, je comprends que cela est difficile !
    Vous pouvez toujours faire un bilan de l'ensemble des consommations des véhicules ainsi que du nombre de repas pris au restaurant au global le tout en moyennant.
    Exemple : pour l'année 2005 les véhicules ont consommés 25 litres au cent kilometres et chaque cadre à pris 15 repas par mois dont 4 avec aucun justificatifs, mais ne citez pas de nom.
    Précisez à la personne qui recevra votre calcul qu'en cas de contrôle de la TVA, la société n'est pas claire !!!

  3. #3
    Membre Junior

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    Bonjour, et merci beaucoup de votre réponse, c'est vrai que mes questions ne sont pas trés claires :

    En fait, J'ai effectivement la crainte d'abus de la part de certains employés, mais je suis à l'aise avec l'identification de ces abus: cette "mission" est justement à l'initiative de ma "hierarchie", qui vient de recevoir une notification de controle et n'est pas trés "à l'aise" ni trés au courant des obligations à respecter concernant les frais pro et les avantages.....

    Déjà, je sais que je vais forcement identifier des "abus" vu qu'il n'y a pas de regles sur les notes de frais...pas de revue de celles-ci, et que la deontologie n'est pas le fort de tout le monde (meme si la direction pense le contraire!).

    En réalité, Mes doutes viennent surtout de la correcte comptabilisation des frais, et de la potentielle obligation d'en requalifier certains en avantage en nature :

    1. exemple concret du peage domicile/entreprise payé par l'entreprise et comptabilisé en frais pro (TVA deduite) je me pose la question de requalifier cette charge en avantage en nature, et de la faire apparaitre sur le bulletin de salaire. ais-je raison?

    2. Deuxieme exemple : l'essence. Vehicules au forfait avec prise en charge de l'essence perso par l'employeur. Toutes les factures d'essences sont donc payées par l'entreprise, et sont toutes affectées aux frais pro (TVA déduite) mais ça ne me parait pas trés logique (puisque logiquement certains litres d'essence ont bien dû etre affectés à du trajet perso!) je me trompe? probleme en cas de controle?

    3. Concernant les justificatifs, si j'ai bien compris, il faut imperativement que la TVA soit isolée, et la nature pro avérée. Ce qui veut dire que les ticket de CB ne sont pas valables en tant que justif. Mais le frais est tout de meme pris en charge, et la TVA déduite. Probleme en cas de controle? ou pas?

    4. Exemple du restaurant à 2 min de l'entreprise, jsutif conforme (TVA apparente) mais aucun moyen de prouver l'utilité professionnelle (la personne ne se souvient plus avec qui et n'a pas trouver de jsutificatif valable (mail, planning ou autre) pour me prouver qu'il s'agissait bien d'un resto avec un client (visiblement y'aurais eu "que" deux personnes). facture passée en note de frais et TVA déduite...probleme ou pas en cas de controle?

    Parceque en ajoutant les cas ou il n'y a pas de justif, les cas ou c'est de l'abus (du perso passé en frais pro) et tous les cas ci dessus, multiplié par le nombre d'employés concernés sur 3 ans ça fait une jolie somme et beaucoup "d'erreurs" de déclaration potentiellement "redressables"....

  4. #4
    Membre Cadet

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    1. exemple concret du peage domicile/entreprise payé par l'entreprise et comptabilisé en frais pro (TVA deduite) je me pose la question de requalifier cette charge en avantage en nature, et de la faire apparaitre sur le bulletin de salaire. ais-je raison?
    C'est un avantage ! Personne ne justifie de déplacements professionnels sur sa feuille de salaire car il s'agit de notes de frais (c'est comme prendre le train avec le travail)

    2. Deuxieme exemple : l'essence. Vehicules au forfait avec prise en charge de l'essence perso par l'employeur. Toutes les factures d'essences sont donc payées par l'entreprise, et sont toutes affectées aux frais pro (TVA déduite) mais ça ne me parait pas trés logique (puisque logiquement certains litres d'essence ont bien dû etre affectés à du trajet perso!) je me trompe? probleme en cas de controle?
    [Voir message privé]

    3. Concernant les justificatifs, si j'ai bien compris, il faut imperativement que la TVA soit isolée, et la nature pro avérée. Ce qui veut dire que les ticket de CB ne sont pas valables en tant que justif. Mais le frais est tout de meme pris en charge, et la TVA déduite. Probleme en cas de controle? ou pas?
    En cas de justificatif bancaire, la personne peut justifier sa bonne foi. Donc juridiquement, tu ne peux que constater que les frais étaient réels (les débits bancaires, avec dates et heures sont des preuves)

    4. Exemple du restaurant à 2 min de l'entreprise, jsutif conforme (TVA apparente) mais aucun moyen de prouver l'utilité professionnelle (la personne ne se souvient plus avec qui et n'a pas trouver de jsutificatif valable (mail, planning ou autre) pour me prouver qu'il s'agissait bien d'un resto avec un client (visiblement y'aurais eu "que" deux personnes). facture passée en note de frais et TVA déduite...probleme ou pas en cas de controle?
    Tu es en face d'un cas de jurisprudence. La personne est proche de l'entreprise, et tu compte l'attaquer pour 60€ ou plus. Il est évident que celà fait pas lourd à part si tu comptes le virer.

    Bref, mis à part de réels abus, tu n'as rien à chercher dans le passif car tu te casserai les dents. Par contre, "prendre la main dans le sac" est plus à même de créer la possibilité d'un avertissement oral, écrit, ou des blames plus sévères (licenciement ???)
    Je pense que ta hiérarchie doit vouloir limiter les abus sans perdre leurs éléments, donc attention !

  5. #5
    Membre Junior

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    Merci beaucoup!

    En fait, j'ai lu votre message privé avant de lire celui ci...et je vous ai repondu un peu "a coté" du coup!

    DOnc pour le point 1, ok, on requalifie ça en avantage en nature....uniquement la portion domicile/entreprise. Les autres peages passeront bien soit en frais pro, soit en frais perso remboursés.

    2. C'est trés trés chaud : les personnes ne soumettant jamais aucun planning, feuille de route ou autre, je ne peux absolument pas evaluer le km affecté au pro et au perso. ça va etre un veritable casse tete! Bon, le pire des cas est de toute façon celui dont je vous parlais dans mon message privé, qui ne fais quasiment "que" du perso ou du domicile/entreprise.Pour lui, c'est facile par contre, on doit etre à 10% de trajet pro à peine. La question n'est pas du tout de le sanctionner, mais de savoir comment comptabiliser ses notes d'essences (et celles des autres par la meme occasion). Logiquement, je conseillerais une approche prudentielle qui serait de ne pas recuperer la TVA sur l'essence, tant qu'on est pas capable d'affecter un km au trajet pro, et donc un niveau de gasoil consommé pour les trajets pro.

    3. OK, merci! le controlleur ne "ralera" pas si la TVA n'est pas apparente sur le justif?

    4. Non, non, je n'attaquerais personne! juste faire comprendre que non, on ne va pas au resto avec son pote aux frais de la boite simplement parceque y'a plus rien dans le frigo....et c'est ça aussi l'objectif de la direction. Ceci dit, j'ai on va dire fini mon analyse de ce type de depense, il y a quelques abus, mais rien de méchant....un resto par ci par la qui est "douteux"....ils ont juste besoin d'une procedure formelle pour savoir ce qu'ils ont le droit de faire ou de ne pas faire...
    C'est plus par rapport au controle que je me pose des questions....Est ce que ce genre de resto sans réel justification pro, mais avec un jsutificatif passera?

    SI je peux encore abuser de votre gentillesse, les abonnement mobiles et carte [marque x], doit on les comptabiliser (totalement ou partiellement) en avantage en nature? sachant qu'ils sont à disposition permanente, que les communications sont aussi bien pro que perso?

  6. #6
    Administrateur du Forum

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    Bonjour Galopa,
    Je viens d'anonymiser tous vos posts comportant la marque de la carte et celle des mobiles en question.
    Veuillez consulter la charte d'utilisation de nos forums juridiques, merci.
    http://www.net-iris.fr/editeur-juridique/charte/

    Cordialement,

  7. #7
    Membre Cadet

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    Je fais une réponse pêle mêle.

    2. Là, je ne conseillerai que ce que font les grosses entreprises : signaler les déplacements par l'employé. C'est d'abord une question d'assurance pour l'employé. Car un accident dans un trajet professionnel est un accident de travail.
    Ensuite, si la personne est amenée à effectuer énormément de déplacements, c'est un cas particulier et il a sa voiture de fonction ou substituts. (nota : c'est un travail à part entière ce sujet-là, lol)

    3. Déjà, un justificatif en entreprise, c'est au minimum une somme écrit à la main avec le tampon du restaurant (bon, je ne précise pas les dérives possibles).
    En effet, on ne peut refuser à un employé ce type de facture (qui est d'ailleurs le seul type de facture qu'on peut retirer de certains restaurants en france et à l'étranger).
    Pour le reste, voir la réponse à ta question suivante.

    4. Qu'est-ce qu'un repas d'affaire ? Hum, ça, c'est une affaire de management (pas de secret, celui qui profite de quelqu'un a déjà un respect plus limité envers la société quoiqu'on l'en dise).
    On dépasse donc le cadre légal.
    Mais en restant dans le cadre légal, il faut sur la facture :
    - Date
    - Prix HT
    - Prix TTC
    Ensuite, on ne peut exiger du'un employé connaisse la loi (enfin déontologiquement) surtout s'il existe des cas hors-france où les lois peuvent... différer (ça devient compliqué)
    Bref, je ne peux te certifier plus que ça.

    5. Bon, j'adore la déontologie. Une facture est détaillée et l'entreprise a le droit de fouiller la facture détaillée d'un employé.
    Il a le droit : d'appeler sa copine dans le cadre du boulot (surtout en déplacement), d'acheter un truc à manger ou boire dans sa chambre d'hotel (il n'a pas le droit de crever de soif), etc...
    Il a pas le droit : de regarder un film porno, d'acheter une ps2 pour s'occuper le soir, d'acheter des trucs persos, téléphoner 20H en 2 jours à sa copine, etc...

    Pas de secret, tu fouilles les factures et tu refuses les "abus". Ils seront non remboursés ou facturés directement. 10H avec sa copine en 2 jours aux frais de la boite, ça passe mal et on ne justifie pas l'outil de travail. Mais s'il paye X€ la minute pour son abus (frais réels), il se calmera rapidement.
    Juridiquement, c'est autre chose. Mais mon exemple ici est la réalité de l'entreprise.

  8. #8
    Membre Junior

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    Merci encore....

    enfin, tout cela signifie (mais je le savais dejà) de gros changement dans le mode de fonctionnement en perspective....

    Et la création d'une "deontologie" commune!

    En conclusion, je ne suis pas vraiment sereine de toute façon pour ce controle fiscal...



    Moderatrice, dans le doute j'ai relu mes posts, j'avais pourtant bien fait attention de ne citer aucune marque....
    Mais du coup, j'ai tout de meme un doute : je n'ai pas cité de nom concernant les fournisseurs de prestation liés aux cartes bancaires et mobiles. Pour la "carte de communication", le sigle correspondait simplement au type de technologie utilisé et n'est pas une marque déposée. On ne peut pas la rapprocher d'une marque d'appareil/carte, d'un fabricant, ou d'un fournisseur de prestation. (enfin, c'est comme ça que je l'ai analysé?)

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