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Forum juridique de Net-iris

Régularisation des charges afférentes au locataire


Lotus88

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:confused:Bonjour, il y a un an nous avons hérité en indivision, de l'appartement de notre mère. Nous avons décidé de le mettre en location. Aujourd'hui notre problème est de savoir sous quelle forme nous devons présenter le rappel de charges qui nous a été envoyé par le syndic. Bien entendu il s'agit des charges récupérables, existe-il des modèles de présentation ? Merci pour votre réponse.:confused: Lotus

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Bonjour,le plus simplement possible,voici un exemple,joignez a votre courrier la copie du relevé de charges.

 

 

 

 

Objet : charges locatives.

 

 

 

 

 

,

 

 

 

Vous voudrez bien prévoir de nous régler les sommes suivantes pour régularisation annuelle des charges locatives :

 

- Eau : 68,60 euros

- Ordures ménagères : 23,50 euros

- Minuterie : 18,25 euros

- Total : 112,35 euros

A déduire : provisions versées : 53,36 euros

Net à payer : 58,99 euros

 

Dans cette attente, et avec nos remerciements, nous vous prions d’agréer, , l'expression de nos salutations distinguées.

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désolée Hopa mais mes regul de charges ne ressemblent pas trop á ce que vous donnez comme exemple ! :) il y a de nombreux posts (concierge, charges ascenseurs eventuelles, jardins, petits entretiens, etc etc ...) - par contre pour le texte de la lettre, rien a redire :) ; aucune formalité particulière a donner: l'envoi peut etre fait par simple courrier; s'ils doivent payer je leur donne 1 mois pour regulariser mais comme je compte des provisions un peu supérieures aux charges annuelles, je leur joins la plupart du temps un chèque avec mon courrier;

 

 

 

 

voici comment je procède:

  • je prends la periode concernée (= comptabilité annuelle du syndicat)
  • je fais copie, pour le locataire, de tout le compte de charge par nature (document detaillé comprenant plusieurs pages et qui est envoyé par le syndic a tous les copropriétaires une fois par an)
  • je prends le decret des charges locatives (*) et passe en revue parmi la liste des charges (dans le document du syndic), les postes qui sont locatifs (attention certains ne sont pas à prendre à 100%)
  • je prends la quote part pour mon lot (tantièmes: voir la feuille des appels de fonds ou vos tantièmes figurent)
  • vous arrivez donc alors à un total annuel de charges locatives
  • auquel je rajoute la TEOM (copie avis foncier)
  • et je déduis ce que les locataires ont versé comme provisions durant la même période de 1 an
  • la différence : montant a payer par le locataire ou a lui rembourser si les provisions etaient plus élevées que les charges annuelles.

de plus, afin d'ajuster au mieux les provisions pour la nouvelle période, je prends le total des charges locatives annuelles + TEOM / 12 = x €

et je compare aux provisions mensuelles versées.

si grande différence, j'ajuste afin que le locataire n'ait pas une grosse régularisation à verser lors de la regul prochaine

 

en travaillant avec un tableur [], vous vous en sortez facilement

 

;)

 

(*) topo recapitulatif sur les charges annuelles sur : http://www.net-iris.fr/forum-juridique/votre-immeuble/108204-charges-locatives-appartements-non-meubles.html

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les miens aussi mais je peux vous dire que systématiquement, je trouve des erreurs dans les répartitions et comme par hasard tjs en faveur du bailleur:

1) les montants (% entre autre pour les gardiens ou autres contrats d'ascenseur par exemple)

2) la deratisation

3) les extincteurs

4) etc ...

 

c'est en general des exemples où le logiciel paramétré par le syndic affiche qq chose qui n'est pas rechargeable aux locataires ....

je peux vous dire par expérience que certains comptables (ne géneralisons pas) ne savent pas le distinguo entre charges proprio et locatives :rolleyes: et je ne parlerai pas non plus de la TVA et de la marge beneficiaire qui autrefois (il y a encore 3 ou 4 ans) n'etait pas rechargeables aux locataires mais qui passaient dans la colonne "locative" pour 100% ... ;)

de plus ceci n'etant pas une obligation légale, les syndics se retranchent derriere le fait que cette repartition ne les engagent pas.

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:confused:Merci pour la réponse. Nous avons reçu du syndic, un document intitulé "compte individuel de charges" indiquant les différents postes récupérables, est-ce ce document qu'il faut fournir à notre locataire ? Qu'est-ce que veut dire TOEM ? Si cela correspond à l'avis d'impot foncier, faut-il l'imputé également sur les charges ? Nous avons pensé qu'il était préférable de le prélevé sur le loyer principal afin cela n'aparaîsse pas dans les charges, est-ce que nous avons bien fait ? Nous ne voudriions pas nous retrouver dans l'illégalité.

 

Autre chose, le compte individuel de charges que nous avons reçu du syndic, est établie du 01/10/08 au 30/09/09, or du 01/10/08 au 31/03/09 c'est nous en tant que propriétaire en indivision qui avons payé les charges, notre locataire est entré dans l'appartement le 01/04/09 faut-il proratiser le montant des charges c'est à dire lui faire payer que les 6 mois qu'il a occupé les lieus, les 6 autres mois seront reporter sur l'année 2009-2010, nous préférons faire comme cela. Qu'en pensez-vous ? Merci pour votre aide.:o

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:confused:Merci pour la réponse. Nous avons reçu du syndic, un document intitulé "compte individuel de charges" indiquant les différents postes récupérables, est-ce ce document qu'il faut fournir à notre locataire ?

oui c'est cela (document détaillé)

 

 

Qu'est-ce que veut dire TOEM ?
Taxe enlevement ordures ménagères, facturée au bailleur via son avis foncier, et qu'il peut recharger au locataire sur base de la copie, puisque c'est une charge locative.

 

 

Si cela correspond à l'avis d'impot foncier, faut-il l'imputé également sur les charges ?

non l'impot foncier est pour le bailleur, entièrement. pas possible de le refacturer au locataire.

 

Nous avons pensé qu'il était préférable de le prélevé sur le loyer principal afin cela n'aparaîsse pas dans les charges, est-ce que nous avons bien fait ? Nous ne voudriions pas nous retrouver dans l'illégalité.

qu'avez vous inclu dans le loyer principal ?

les impots fonciers ????

pas possible. le loyer doit correspondre au loyer du marché; mais qq part vous faites ce que voulez du loyer payé. vous pouvez le mettre de coté, l'utiliser pour faire des améliorations dans le logement, payer les impots avec (en partie) ... bref oui qq part les impots fonciers sont compris dans le loyer principal mais ce n'est pas un montant que le bailleur peut reclamer au locataire.

 

Autre chose, le compte individuel de charges que nous avons reçu du syndic, est établie du 01/10/08 au 30/09/09,

 

or du 01/10/08 au 31/03/09 c'est nous en tant que propriétaire en indivision qui avons payé les charges,

 

notre locataire est entré dans l'appartement le 01/04/09 faut-il proratiser le montant des charges c'est à dire lui faire payer que les 6 mois qu'il a occupé les lieus, les 6 autres mois seront reporter sur l'année 2009-2010, nous préférons faire comme cela. Qu'en pensez-vous ? Merci pour votre aide.:o

 

Effectivement : ce que vous faites c'est que vous devez proratisez. le locataire a payé des provisions a partir du 1er avril 2009.

pour lui vous considérez donc la periode du 1/4/2009 au 3/9/2009. Vous ne pourriez aps faire autrement puisque la regul des charges locatives doit se baser sur des comptes cloturés.

 

meme système qu'expliqué plus haut : vous comptez les charges sur l'année (charges totales) puis vous ne prenez que 6 mois et au final, vous deduisez les 6 mois de provisions que le locataire vous a payé.

l'an prochain a reception du nouveau decompte, le locataire aura alors 1 an complet de charges locatives.

 

est ce plus clair ?

 

:)

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:)Grand merci pour vos explications c'est très clair. Pour ce qui concerne le loyer principal en effet nous nous sommes basé sur le loyer du marcher et nous nous en servons pour payer l'impôt foncier, bien ententu cela n'apparaît pas sur la quittance de loyer, nous avons distingué le loyer principal et les provisions de charges.

Pour ce qui concerne le compte individuel de charges, jai fait un tableau exel récapitulatif de tout les postes en ajoutant une colonne correspondant à la part que le locataire doit payer (6 mois/12), faut-il obligatoirement fournir au locataire une copie du compte de charges reçu du syndic ou celui que j'ai proratisé ou encore les 2 pour qu'il puisse faire une comparaison ? Je pensai lui envoyer une lettre détaillant les différentes charges, le total à payer, en faisant figurer le montant des provision qu'il a déjà versé et ce qui lui reste à payer est-ce que c'est suffisant ? :)

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soyez le plus transparent possible ! :)

si vous lui faites un tableau XL, cela ne prouve pas que ces chiffres ne sortent pas de votre imagination.

le document du syndic étant la 1ere justification á montrer au locataire de facon qu'il verifie lui-même si tout est correct.

 

lisez bien la loi de 89 regissant les baux de location non meublée mais en particulier l'art 23 concernant les charges locatives

 

Détail d'un texte

 

un bon site aussi:

Location dans le secteur privé - Service-public.fr

 

vous me semblez bien parti dans le métier de bailleur ... :)

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oui c'est cela (document détaillé)

 

 

Taxe enlevement ordures ménagères, facturée au bailleur via son avis foncier, et qu'il peut recharger au locataire sur base de la copie, puisque c'est une charge locative.

 

 

 

non l'impot foncier est pour le bailleur, entièrement. pas possible de le refacturer au locataire.

 

qu'avez vous inclu dans le loyer principal ?

les impots fonciers ????

pas possible. le loyer doit correspondre au loyer du marché; mais qq part vous faites ce que voulez du loyer payé. vous pouvez le mettre de coté, l'utiliser pour faire des améliorations dans le logement, payer les impots avec (en partie) ... bref oui qq part les impots fonciers sont compris dans le loyer principal mais ce n'est pas un montant que le bailleur peut reclamer au locataire.

 

 

 

Effectivement : ce que vous faites c'est que vous devez proratisez. le locataire a payé des provisions a partir du 1er avril 2009.

pour lui vous considérez donc la periode du 1/4/2009 au 3/9/2009. Vous ne pourriez aps faire autrement puisque la regul des charges locatives doit se baser sur des comptes cloturés.

 

meme système qu'expliqué plus haut : vous comptez les charges sur l'année (charges totales) puis vous ne prenez que 6 mois et au final, vous deduisez les 6 mois de provisions que le locataire vous a payé.

l'an prochain a reception du nouveau decompte, le locataire aura alors 1 an complet de charges locatives.

 

est ce plus clair ?

 

:)

 

Et bien entendu, toujours : les justificatifs (pour vous le doc du syndic).

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Pour ce qui concerne le compte individuel de charges, jai fait un tableau exel récapitulatif de tout les postes en ajoutant une colonne correspondant à la part que le locataire doit payer (6 mois/12), faut-il obligatoirement fournir au locataire une copie du compte de charges reçu du syndic ou celui que j'ai proratisé ou encore les 2 pour qu'il puisse faire une comparaison ? Je pensai lui envoyer une lettre détaillant les différentes charges, le total à payer, en faisant figurer le montant des provision qu'il a déjà versé et ce qui lui reste à payer est-ce que c'est suffisant ? :)

 

La loi ne vous impose pas de fournir au locataire un justificatif au moment de l'appel de régularisation. Vous devez lui fournir un bilan détaillé et votre tableau Excel répond tout à fait à cela.

Vous devez en revanche tenir à disposition du locataire le justificatif, donc le décompte du syndic, si celui-ci veut le consulter.

Bien entendu, rien ne vous empêche de fournir directement ce justificatif au locataire avec l'appel de régularisation, mais ce n'est pas une obligation.

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La loi ne vous impose pas de fournir au locataire un justificatif au moment de l'appel de régularisation. Vous devez lui fournir un bilan détaillé et votre tableau Excel répond tout à fait à cela.

Vous devez en revanche tenir à disposition du locataire le justificatif, donc le décompte du syndic, si celui-ci veut le consulter.

Bien entendu, rien ne vous empêche de fournir directement ce justificatif au locataire avec l'appel de régularisation, mais ce n'est pas une obligation.

 

:) Merci pour votre réponse c'est ce que j'avais l'intention de faire, c'est à dire envoyer le tableau exel ainsi que la lettre de demande de paiement des charges. :)

 

---------- Message ajouté à 20h04 ---------- Précédent message à 19h51 ----------

 

soyez le plus transparent possible ! :)

si vous lui faites un tableau XL, cela ne prouve pas que ces chiffres ne sortent pas de votre imagination.

le document du syndic étant la 1ere justification á montrer au locataire de facon qu'il verifie lui-même si tout est correct.

 

lisez bien la loi de 89 regissant les baux de location non meublée mais en particulier l'art 23 concernant les charges locatives

 

Détail d'un texte

 

un bon site aussi:

Location dans le secteur privé - Service-public.fr

 

vous me semblez bien parti dans le métier de bailleur ... :)

 

:)Pour la loi de 89 c'est fait j'ai déjà lu et même télécharger celle-ci afin de l'avoir sous la main. Je fournirai le document du syndic avec le tableau exel aux fins de comparaison seulement si le locataire le demande. Pour le moment je pense lui envoyer seulement la lettre détaillée des charges qui lui reste à payer compte tenu des provisions déjà versées. Merci beaucoup pour votre aide celà m'a été d'une grande utilité:D

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je ne veux pas relancer une polémique d'interpretation du texte que j'ai avec lag0 depuis des lustres :p mais je vous mets en garde ... relisez bien l'art 23 !

 

 

Article 23 En savoir plus sur cet article...

Modifié par Loi n°2006-872 du 13 juillet 2006 - art. 88 JORF 16 juillet 2006

 

 

 

Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie :

 

 

1° Des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ;

 

 

2° Des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée. Sont notamment récupérables à ce titre les dépenses engagées par le bailleur dans le cadre d'un contrat d'entretien relatif aux ascenseurs et répondant aux conditions de l'article L. 125-2-2 du code de la construction et de l'habitation, qui concernent les opérations et les vérifications périodiques minimales et la réparation et le remplacement de petites pièces présentant des signes d'usure excessive ainsi que les interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine et le dépannage et la remise en fonctionnement normal des appareils ;

 

 

3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.

 

 

 

La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d'Etat. Il peut y être dérogé par accords collectifs locaux portant sur l'amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable, conclus conformément à l'article 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 précitée.

 

 

Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle.

 

Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

 

 

Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Durant un mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.

 

Pour l'application du présent article, le coût des services assurés dans le cadre d'un contrat d'entreprise correspond à la dépense, toutes taxes comprises, acquittée par le bailleur.

 

 

1) le locataire doit avoir recu le decompte de syndic afin de verifier que les provisions demandées ne sont pas sous-estimées (ce qui est parfois le cas)

 

2) comment voulez vous que le locataire prennent des chiffres qui apparaissent sur un XLS comme veridiques ???? désolée mais quand on veut bien faire les choses, on le fait bien jusqu'au bout ...

 

Lag0 laissant la gestion de ses biens á une agence, je me demande pourquoi il continue de préconiser de dire au locataire : "OK vous devez payer autant et croyez moi sur parole .... les chiffres que je donne sont vrais !" :rolleyes:

 

en quoi cela ennuierait le bailleur de fournir le decompte du syndic ??? :eek: a part devoir faire 5 ou 6 copies ? ==> le locataire se rend compte dans le même temps, exactement combien coute un tel appartement en charges generales !!! ce qui n'est pas un mal en soi , et de plus il voit que son bailleur fait les choses en ordre et en toute transparence, sans avoir à le demander apres la lettre de regul .... ce qui est la base d'une relation bailleur-locataire.

 

bonne soirée á tous !

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Golfy, on parle là de la régularisation et vous mettez en gras un paragraphe de la loi de 89 qui concerne les provisions, rien à voir...

 

Pour la régularisation, il est bien noté :

Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Durant un mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.

Je lis bien, comme vous j'espère, "le décompte par nature de charges" , il n'est pas précisé sous quelle forme doit être fourni ce décompte.

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