Vos question à l'Avocat
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  • 1 Posté par VincentB_

mentions obligatoires sur les documents d'une entreprise

Question postée dans le thème Gestion de Société sur le forum Entreprise.

  1. #1
    Membre Benjamin
    Ancienneté
    septembre 2016
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    8
    Bonjour,

    Ma question concerne les mentions obligatoires que doit faire figurer une entreprise sur ses correspondances, etc. à savoir le numéro de RCS, la ville d'immatriculation, l'adresse du siège social, ...

    Cette obligation s'applique t-elle quand l'entreprise écrit à son propre personnel ?

    L'entreprise à laquelle je pense est une très grosse entreprise. Lorsque nous recevons des correspondances du siège social, qui sont généralement envoyées en masse, il y a toujours ces mentions.

    Lorsque c'est envoyé depuis le niveau local, c'est plus aléatoire. Le numéro de RCS n'est pas toujours indiqué, ou bien il est erroné (l'entreprise a changé de lieu de siège social il y a quelques années).

    Ces erreurs sont souvent commises par les services de ressources humaines, parfois peu au fait de ces questions.

    Qu'en est-il également du logo de l'entreprise, y a t-il des règles à ce sujet, et doit il aussi impérativement figurer sur les documents ?

    Merci pour vos réponses.

    Au niveau de mon propre service, je cherche à sensibiliser les gens à cela, ce n'est pas toujours facile.

    Il y a apparemment des sanctions pénales pour non-respect de ces dispositions, mais j'ignore si en pratique elles sont souvent appliquées...

  2. #2
    Pilier Junior
    Ancienneté
    novembre 2007
    Localisation
    50
    Messages
    4 990
    Article R123-237 code de commerce
    Toute personne immatriculée indique sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom :

    1° Le numéro unique d'identification de l'entreprise délivré conformément à l'article D. 123-235 ;

    2° La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;

    3° Le lieu de son siège social ;

    4° Le cas échéant, qu'elle est en état de liquidation ;

    5° Si elle est une société commerciale dont le siège est à l'étranger, outre les renseignements mentionnés aux 3° et 4°, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'Etat où elle a son siège, s'il en existe un ;

    6° Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;

    7° Si elle est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique au sens du chapitre VII du titre II du livre Ier du code de commerce, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification ;

    8° Si elle a constitué un patrimoine affecté en application de l'article L. 526-6, l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle incorporant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi immédiatement des mots : " entrepreneur individuel à responsabilité limitée " ou des initiales : " EIRL ".

    Toute personne immatriculée indique en outre sur son site internet la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, ainsi que des renseignements mentionnés aux 1°,3°,5° et 8°.

    Toute contravention aux dispositions des alinéas précédents est punie de l'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe."


    Le logo n'est donc pas onligatoire
    "Partager sa connaissance avec autrui,
    c'est aussi aider un inconnu dans le souci."

  3. #3
    Pilier Sénior Avatar de VincentB_
    Ancienneté
    janvier 2013
    Localisation
    Poitou-Charentes
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    8 285
    Bonjour,

    Cette obligation s'applique t-elle quand l'entreprise écrit à son propre personnel ?
    Oui ; les courriers envoyés aux salariés doivent respecter ces mentions.

    Notez d'ailleurs que la liste des mentions obligatoires est parfois allongée avec certains des documents transmis aux salariés ; c'est le cas pour les fiches de paie par exemple.

    Le numéro de RCS n'est pas toujours indiqué, ou bien il est erroné (l'entreprise a changé de lieu de siège social il y a quelques années).
    ? non-sens : un transfert de siège n'emporte pas de changement de numéro RCS...

    Qu'en est-il également du logo de l'entreprise, y a t-il des règles à ce sujet, et doit il aussi impérativement figurer sur les documents ?
    Aucune règle ; liberté totale.

    Il y a apparemment des sanctions pénales pour non-respect de ces dispositions, mais j'ignore si en pratique elles sont souvent appliquées...
    Au pénal, non, elles ne le sont jamais.

    Mais si cette obligation n'est pas respectée, il est possible d'exploiter cette défaillance de l'entreprise au civil en affirmant que l'on n'a pas été correctement informé ; on peut bâtir des stratégies assez amusantes en cas de contentieux avec ça.
    melilot a trouvé ce message utile.

  4. #4
    Membre Benjamin
    Ancienneté
    septembre 2016
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    8
    bonjour, et merci pour vos réponses,

    Pour avocat J'entendais bien sûr la ville où se trouve le greffe, et non le numéro, qui effectivement ne change pas.

    Bon je vais pouvoir briefer les gens de mon service et demander à ce qu'on change de bêtes courriers automatiques qui risquent de nous porter tort avant que quelque requérant ne vienne bâtir une stratégie de contentieux (point trop) amusante...

    merci encore.

  5. #5
    Pilier Sénior Avatar de VincentB_
    Ancienneté
    janvier 2013
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    Citation Envoyé par melilot Voir le message
    Pour avocat
    C'est pas encore fait mentions obligatoires sur les documents d'une entreprise-t_faz.gif.png

  6. #6
    Membre Benjamin
    Ancienneté
    septembre 2016
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    8
    Ne doutons pas que ça viendra.
    Vous êtes pédagogue et de bon conseil.

    Puis-je ajouter une petite question de plus, toujours sur le même thème.
    A l'origine, mes questions concernaient bien des correspondances. Néanmoins, je pense à d'autres documents qui pourraient être concernés (ou pas).

    Faut-il mettre ces mentions sur un document dénommé "expertise médicale" ?
    Je m'explique : ce sont des documents servis par des médecins employés par l'entreprise en question (sous contrat), concernant son personnel (oui, nous avons des particularités statutaires, disons, sans entrer dans les détails, il ne s'agit pas de médecine du travail ici).

    Ces documents sont couverts par le secret médical et n'ont pas vocation à se balader à découvert, bien entendu.
    Néanmoins, ils peuvent être vus par un certains nombre de personnes : par l'agent lui-même, par ses propres médecins, éventuellement par son avocat, par un tribunal, ou par un expert médical nommé par ledit tribunal s'il y a contestation, etc.

    Dès lors, sont-ils soumis à l'obligation de mentionner ces indications : RCS, siège social, ...?

    Je me suis étonnée qu'ils ne portent pas le logo de l'entreprise. Bon, vous me dites que le logo n'est pas obligatoire. Mais en réalité, ils ne portent nulle part ne serait-ce que le nom de l'entreprise en question (qui figure d'ailleurs avec son logo), c'est ce qui m'étonne.

    Si on sait quelque chose, on a un avis, bienvenue ! Merci.

  7. #7
    Pilier Sénior Avatar de VincentB_
    Ancienneté
    janvier 2013
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    8 285
    D'une façon générale, légalement les docs concernés sont :
    - les factures ;
    - les notes de commandes ;
    - les tarifs (en clair les barêmes de prix) ;
    - tous docs publicitaires ;
    - toutes correspondances ;
    - tous récépissés concernant l'activité de l'entreprise et signés par elle et en son nom ;
    - le site Internet.

    Et il peut y avoir des législations spéciales ce qui est le cas pour les fiches de paie.

    Les documents que vous citez ne semblent pas entrer dans une de ces catégories donc je dirais non, à la condition qu'ils ne sortent pas de l'entreprise ; il semble bien ici qu'il s'agisse de docs internes (Idem pour un règlement intérieur : j'ai toujours rédigé ce type de doc sur papier blanc sans mettre toutes les mentions qui sont requises sur les papiers d'affaires).

    Par contre s'ils sortent ils acquèrent le caractère de "correspondance" ; mais il ne sera pas nécessaire de les refaire sur du papier à en-tête ; si les mentions sont présentes sur un courrier d'accompagnement qui, lui, sera sur papier à en-tête, c'est bon.

    Et je confirme que le logo n'étant pas un élément d'identification légale n'est jamais obligatoire.

  8. #8
    Membre Benjamin
    Ancienneté
    septembre 2016
    Messages
    8
    Merci pour ces précisions.

    Ces documents ne se promènent pas à découvert (ils voyagent dans des enveloppes "secret médical"), néanmoins, étant parfois "contentiogènes", ils peuvent se retrouver entre les mains de plusieurs intervenants extérieurs à l'entreprise, dans le cadre d'un contentieux notamment (médecins, avocats, tribunaux, experts, ...). L'agent lui-même a accès à son dossier médical et peut en tirer des copies, bien entendu.

    A noter d'ailleurs qu'in fine, tous ces dossiers doivent être validés par l'Etat (ministère des Finances Publiques) pour que les droits accordés par ces expertises puissent être liquidés. L'Etat lui-même réclame parfois des expertises complémentaires auprès d'autres experts...

    Je comprends bien le coup de les accompagner de papier à en-tête s'ils voyagent, le truc c'est que ne voyageant jamais à découvert, le lien entre le courrier à en-tête et les expertises proprement dites (qui sont toujours dans des enveloppes spéciales, closes, marquées "secret médical") peut ne pas être fait : on n'agrafe pas les expertises aux correspondances.

    Ah j'ai l'air de chipoter, de m'attacher à des détails (où le diable se trouve souvent, comme on sait).

    Je vais considérer qu'ils ont vocation à sortir de la boîte, et que dès lors, il faut y mettre ces mentions. On n'est jamais trop prudent.

  9. #9
    Pilier Sénior Avatar de VincentB_
    Ancienneté
    janvier 2013
    Localisation
    Poitou-Charentes
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    8 285
    Citation Envoyé par melilot Voir le message
    Je comprends bien le coup de les accompagner de papier à en-tête s'ils voyagent, le truc c'est que ne voyageant jamais à découvert, le lien entre le courrier à en-tête et les expertises proprement dites (qui sont toujours dans des enveloppes spéciales, closes, marquées "secret médical") peut ne pas être fait : on n'agrafe pas les expertises aux correspondances.
    Aucune importance. Si la lettre d'accompagnement est ok, aucun souci.

    En effet vous chipotez . Si l'on vous suit, tout document devrait comporter les mentions !

    N'oubliez pas non plus que si vous voulez être tranquile, un simple coup de tampon et hop, c'est bon ! 'suffit que le tampon ait les mentions obligatoires...

  10. #10
    Membre Benjamin
    Ancienneté
    septembre 2016
    Messages
    8
    Oui voilà, ou encore la pratique de l'insertion d'un pied de page, merci aux traitements de texte.

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