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Association, démission d'un membre du bureau (secrétaire)

Question postée dans le thème Difficultés sur le forum Entreprise.

  1. #1
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
    Ancienneté
    janvier 2018
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    Nord (59)
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    28
    Bonsoir ,

    Voilà je suis président d'une association, et nous allons bientôt organiser notre assemblée générale.

    Notre secrétaire (pour raisons personnelles) nous a fait acte de sa démission, à date du 31 décembre dernier.

    Nous avons dans nos statuts un article:
    ARTICLE 9 - LE BUREAU

    L'assemblée générale choisit, parmi ses membres bénévoles, un bureau composé de :
    • Un président,
    • Un trésorier,
    • Un secrétaire.

    Et si besoin :

    • Un vice président,
    • Et des adjoints.
    En préfecture la 3ème personne avait été déclarée.


    Plusieurs questions:
    1/ J'envisage de faire une AG extra à la même date que l'AG ordinaire (je sais que l'association a 3 mois pour déclarer tout changement donc on sera dans les cordes)
    Je pense que je dois faire 2 convocations, l'une pour l'AG ordinaire et l'autre pour l'extra
    Est ce que je suis bon dessus ?

    2/Notre association, avec les 3 membres dirigeants se sont eux mêmes désignés la 1ère année puisque l'association ne comptait aucun adhérent alors. Le président ainsi que la trésorière sont également les fondateurs de l'association.
    La secrétaire sortante a existé aux yeux de l'administration lors de notre seconde modification pour l'incorporer.
    Dans nos statuts, il n'est fait nul mention d'élections périodiques.
    Ma question:
    Doit on, si on organise une AG extra pour la sortie de la secrétaire, renouveler tous les membres (président, trésorier,secrétaire), sachant qu'il n'y a pas de démission collective mais juste un départ.

    Question subsidiaire:
    Ne comptant que 4 adhérents, l'association proposera le poste de secrétaire (et je pense que personne ne le prendra), nous avons envisagé une nouvelle personne qui accepte volontiers ce poste mais n'est pas encore adhérente.
    On doit l'incorporer parmi nos adhérents 2018 pour ensuite la faire élire ?

    Dans le cas où nous devons expliquer nos statuts, nous proposons à les fournir (je n'ai pas trouvé pour mette une pièce jointe)



    En vous remerciant beaucoup


  2. #2
    Pilier Sénior Avatar de VincentB_
    Ancienneté
    janvier 2013
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    Poitou-Charentes
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    Bonjour,

    Impossible de répondre sans lire la totalité des statuts...

    Cela dit il y a une alternative : modifier les statuts pour que la fonction de secrétaire devienne facultative, comme celle de vice-président.
    mikedu59 a trouvé ce message utile.
    "Vous avez de mauvaises actions sur la conscience ? Vendez ! " (Michel Greg)

  3. #3
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
    Ancienneté
    janvier 2018
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    Bonjour, oui d'accord, et si je passe le poste de secrétaire en dessous "si besoin", en préfecture je n'ai pas besoin de l'enregistrer si cette dame prend le poste (et ainsi évitera de refaire une autre AG extra si jamais elle quittait) ?

    Je ne peux pas poster de lien pour le moment (pas le quota de messages requis peut être ?)

  4. #4
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
    Ancienneté
    janvier 2018
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    Nord (59)
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    ARTICLE PREMIER - NOM
    Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre « ... ». Ce titre annule et remplace la précédente dénomination « ...... ».



    ARTICLE 2 - OBJETS
    Les actions de cette association sont orientées vers le domaine funéraire. Ses objets sont :
    1 - Proposer aux familles un soutien moral,
    2 - Soutenir les familles en litige avec des entreprises en intervenant en tant qu'intermédiaire,
    3 - Guider les familles dans leurs démarches et formalités administratives et les informer sur les aides publiques pouvant leur être accordées,
    4 - Informer les familles sur leurs droits, et les recours possibles,
    5 - S'assurer de la transparence des tarifs pratiqués par les établissements,
    6 - Étudier les devis des familles.


    L'association pourra également :
    - Regrouper les plaintes contre un même professionnel, et les transmettre à la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) et à la Direction Départementale de la Protection de la Population (DDPP) compétente mais également les transmettre à une association agréée,
    - Vérifier si la législation est respectée par les entreprises funéraires, et transmettre les manquements directement aux autorités concernées.

    ARTICLE 3 - SIÈGE SOCIAL
    Le siège social est fixé à :
    ........
    Il pourra être transféré par simple décision de l'assemblée générale.



    ARTICLE 4 - DURÉE DE L'ASSOCIATION
    La durée de l’association est illimitée.

    ARTICLE 5 - RESPONSABILITÉ
    Toute aide, sous forme de soutien moral, d'avis ou d'apport d'information, est gratifiée sous toute réserve d'erreur ou même d'oubli. En aucun cas la responsabilité de l'association ne saurait être engagée.




    ARTICLE 6 - ADMISSION ET ADHÉSION
    Pour incorporer l'association, il y a lieu d'adhérer aux présents statuts et de verser une cotisation.
    Les adhésions sont ouvertes à toute personne. Cependant l'association est libre de refuser une adhésion sans avoir à motiver son refus.




    ARTICLE 7 - MISE EN PLACE DES ADHÉSIONS
    Les adhésions sont possibles sous deux formes :
    • au lieu de permanence : la personne s'acquitte de la cotisation contre un bulletin d'adhésion,
    • par paiement en ligne : la personne verse la cotisation et reçoit, par retour de mail, un reçu à conserver. Toutefois, dans le cas de non validation d'adhésion par l'association, un mail de refus sera notifié au demandeur remercié, avec remboursement de la cotisation, soit à l'adresse postale renseignée par l'adhérent, soit par les moyens électroniques du site si ce dernier le prévoit.


    Excepté la non validation d'adhésion par l'association, aucune cotisation ne sera remboursée, pour quelque motif que ce soit.




    ARTICLE 8 - PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
    Les données collectées lors d'une inscription sont uniquement destinées à la gestion de l'association. Ces fichiers ne seront ni communiqués à des tiers ou à adhérent, ni utilisés à des fins commerciales.
    ARTICLE 9 - LE BUREAU
    L'assemblée générale choisit, parmi ses membres bénévoles, un bureau composé de :
    • Un président,
    • Un trésorier,
    • Un secrétaire.

    Et si besoin :
    • Un vice président,
    • Et des adjoints.




    ARTICLE 10 - COMPOSITION DE L'ASSOCIATION
    L'association se compose de :
    • Membres d'honneur, pour leurs services particuliers rendus au profit de l'association,
    • Membres fondateurs de l'association,
    • Membres adhérents,
    • Donateurs.




    ARTICLE 11 - MEMBRES D'HONNEUR
    Sont membres d'honneur ceux désignés comme tels par le bureau, pour des services particuliers au profit de l'association, ils sont dispensés de cotisation.




    ARTICLE 12 - MEMBRES FONDATEURS
    Sont membres fondateurs ceux qui ont crée l'association. À ce titre, dispensés de cotisation, ils possèdent un droit de décision sur chacune des actions, initiatives... si ces dernières ne semblent pas correspondre aux valeurs de l'association.




    ARTICLE 13 - MEMBRES ADHÉRENTS
    Sont membres adhérents ceux qui ont choisi de verser une cotisation. Cela inclut également toute personne bénéficiant des services proposés par l'association.



    ARTICLE 14 - DONATEURS
    Sont donateurs ceux qui désirent apporter un soutien financier à l'association.




    ARTICLE 15 - RADIATIONS
    La qualité de membre se perd par :
    a) La démission,
    b) Le décès,
    c) La radiation prononcée par les membres du bureau pour motif grave, l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau et/ou par écrit.
    d) Le non-renouvellement de la cotisation.


    De manière générale, la radiation pourra également être prononcée pour actes tendant à nuire à l’association, à sa réputation ou son indépendance.



    ARTICLE 16 - RESSOURCES
    Les ressources de l'association se composent :
    • De dons,
    • De subventions éventuelles,
    • De cotisations,
    • De vente de produits,
    • De toute autre ressource qui ne doit pas être contraire aux règles en vigueur.


    L'association se réserve le droit de refuser toute ressource qui lui semblerait contraire aux valeurs qu'elle défend.



    ARTICLE 17 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
    L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association à quelque titre qu'ils soient.
    Elle se réunit une fois par an.
    Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués soit par courrier simple, soit par messagerie électronique. L'ordre du jour figure sur les convocations.
    Le président, assisté des membres du bureau, préside l'assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l'association.
    Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
    L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et procède au renouvellement des adhésions.
    Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du conseil.
    Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.



    ARTICLE 18 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
    Si besoin est, le président :
    • convoquera une assemblée générale extraordinaire,
    • établira un conseil d'administration avec réunion extraordinaire au préalable.
    Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
    Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents.




    ARTICLE 19 - EXCÉDENT DE TRÉSORERIE
    L'association poursuivant un but humanitaire, social, tout ou partie de l'excédent de trésorerie sera reversé :
    - à des familles touchées par le deuil,
    - aux fondations et associations qui poursuivent un but humanitaire, social.



    ARTICLE 20 - INDEMNITÉS
    Toutes les fonctions sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.




    ARTICLE 21 - RÈGLEMENT INTÉRIEUR
    Un règlement intérieur peut être établi. Il sera alors approuvé par l'assemblée générale.
    Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts.




    ARTICLE 22 - DISSOLUTION
    En cas de dissolution, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément aux décisions de l'assemblée générale extraordinaire qui statue sur la dissolution.
    Dernière modification par Modérateur 01 ; 06/01/2018 à 20h45. Motif: Typo

  5. #5
    Pilier Sénior Avatar de Solitrid
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    février 2006
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    Bjr
    La charge de secrétaire est donc vacante.
    Elle peut le rester quelques temps, d'autant que ce n'est pas un poste obligatoire.
    Pour moi, une AG extraordinaire n'est pas nécessaire.

    Par ailleurs, il y a un adjoint qui peut la remplacer....s'il y en a un élu.

    Après une nouvelle personne peut prendre sa cotisation le jour de l'AG.

    Pour le changement de statuts, (les vôtres ne me semblent pas très pratiques), il faut faire voter des nouveaux articles en début d'AG.
    mikedu59 a trouvé ce message utile.
    " Tant que nous sommes des Hommes, pratiquons l'humanité "
    Sénèque


  6. #6
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
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    janvier 2018
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    Bonjour, merci beaucoup.
    Donc il faudrait que je fasse uniquement un AG ordinaire avec figurant à l'ordre du jour (et organisé dans le même ordre), vous me direz si j'ai bon

    Renouvellement des adhésions, avec signature d'une feuille de présence pour compléter leur présence. (mais quid pour le montant soumis au vote, faudrait il reporter le renouvellement après la séance pour faire voter le montant auparavant ?)

    Ensuite démarre la réunion avec:

    La démission de la secrétaire au 31 décembre 2017

    Proposition de nouveaux statuts avec glissement du poste de secrétaire vers le facultatif avec la proposition de laisser le poste vacant à un candidat

    Le bilan financier arrêté au 31 décembre 2017, que je soumets à approbation de l'assemblée, avec factures à l'appui

    Le bilan des activités de l'année 2017


    Les projets pour l'année 2018

    Questions diverses


    Si dans cet ordre c'est correct, une autre question me vient à l'instant.

    Des personnes désireuses d'adhérer, pourraient elles venir et assister à l'AG ?
    Si oui, la cotisation sera aussi en début d'assemblée ? Avec feuille de présence à signer également ?

    Étant donné que dans notre article stipule que les membres seront convoqués minima 15 jours auparavant, les nouveaux entrant n'auront pas de droit au vote ?



    Pour les articles, oui s'il faut remanier, pourquoi pas.
    Nous avons rédigé ces articles ultra protecteurs pour nous et pour les autres
    Dernière modification par Modérateur 01 ; 06/01/2018 à 20h44. Motif: Typo

  7. #7
    Pilier Sénior Avatar de Solitrid
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    Des remarques quant à votre post......

    Démission...inutile d'en parler puis qu'il y aura élection.
    Nouveaux statuts NON modification de certains articles OUI Pas la peine de parler de vacance du poste de secrétaire, c'est normal; les deux postes obligatoires sont le Président et le Trésorier.
    Seuls votent ceux qui sont à jour de leur cotisation. Donc possibilité de payer en début d'AG pour voter.

    Ne pas oublier de proposer les comptes à ceux qui veulent les consulter, et de faire adopter par vote les bilans, le projet....

    Sur les statuts:
    En général: vos statuts sont trop précis; ils doivent être un peu vagues pour vous laisser une marche de manoeuvre.
    En particulier:
    Je n'aime pas l'article 19 qui vous obliger à avoir une trésorerie nulle chaque année.

    Art.21 le règlement intérieur est à établir en Conseil d'Administration et n'est pas à valider en AG.

    Je vous conseille de consulter des statuts types.
    mikedu59 a trouvé ce message utile.
    " Tant que nous sommes des Hommes, pratiquons l'humanité "
    Sénèque


  8. #8
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
    Ancienneté
    janvier 2018
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    Bonjour et merci beaucoup

    Donc je vais supprimer l'article 19, et ensuite le 21 je retire la mention du règlement ?
    Le conseil d'administration j'imagine que ce sont nous (président et trésorier)

    Pour les élections étant donné que nous n'avons pas fait mention sur les statuts, doit on les organiser par défaut chaque année? Et/ou créer un article le précisant?

  9. #9
    Pilier Sénior Avatar de Solitrid
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    février 2006
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    La règle générale est : les membres élisent en AG les membres du Conseil d'Administration selon la périodicité notée dans les statuts. (souvent 1/3 renouvelable chaque année).Vous devez aussi inscrire dans les statuts combien le CA doit avoir de membres (par exemple 11)

    Suit souvent le jour même la réunion du Conseil d'Administration pour l'attribution des postes par vote interne.
    Président, 1 trésorier....secrétaire ....adjoints..... soit par exemple 8 personnes.
    Les 3 autres sont membres du CA.
    Les 8 formes le Comité directeur.
    L'idéal est que le nombre du CD et CA soit le même et les mêmes personnes, ce qui évite une réunion supplémentaire à chaque fois.
    Le CA décide dans ses réunions.
    mikedu59 a trouvé ce message utile.
    " Tant que nous sommes des Hommes, pratiquons l'humanité "
    Sénèque


  10. #10
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
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    janvier 2018
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    D'accord merci beaucoup.
    Le CA d'après ce que j'ai lu n'est pas obligatoire, on a pas beaucoup de membres, donc en attendant d'avoir une structure plus importante, on pourrait envisager sa constitution plus tard ?

    Donc, dans l'ordre:
    Renouvellement des adhésions plus accueil des nouveaux arrivants.

    Proposition des nouveaux statuts où le poste de secrétaire glissera vers le facultatif, (et ainsi, même si une secrétaire viendrait, je n'aurai pas besoin de déclarer en préfecture par la suite un autre changement, puisqu'on modifiera simplement en ôtant la secrétaire ne gardant que président et trésorier).

    Adoption des nouveaux statuts qui ôtera l'article 19, et corrigera le 18 avec le retrait de cette phrase "Un règlement intérieur peut être établi. Il sera alors approuvé par l'assemblée générale.".

    Le bilan financier arrêté au 31 décembre 2017, que je soumets à approbation de l'assemblée, avec factures à l'appui

    Le bilan des activités de l'année 2017

    Les projets pour l'année 2018

    Questions diverses

    Et pour le départ de la secrétaire, on ne met simplement qu'une "parenthèse" et l'inclure dans le PV.

    Donc on ne fait qu'une AG ordinaire, et la rédaction du PV contiendra toutes les questions évoquées, avec en plus, cette ligne
    Démission de MME .... du poste de secrétaire au 31 décembre 2017.

    Si oui, pour la déclaration de la préf, on y introduit ce PV d'AG ordinaire + sa démission en copie, suivi d'une déclaration de modification des administrateurs n'incluant que président et trésorier (même si une nouvelle arrive en secrétaire "facultatif")
    Dernière modification par mikedu59 ; 07/01/2018 à 19h26.

  11. #11
    Pilier Sénior Avatar de Solitrid
    Ancienneté
    février 2006
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    Nouvelles remarques....


    La démission de la secrétaire n'est pas à envoyer en Préfecture.
    Quand vous envoyez la composition du nouveau bureau, à côté de secrétaire, vous notez: vacant.
    Inutile de noter secrétaire facultatif.
    En AG , vous direz que les taches seront exécutées par.... et c'est tout. (pour carence)
    Le règlement sera établi en CA n'a pas besoin d'être approuvé en AG. C'est interne. A al limite il ne peut être que présenté.( voire consultable hors AG)
    Pour le bilan d'activités, le bilan budget N ,le projet de budget N+1 et le projet d'activités, tout doit être voté....séparé. (c'est rapide;qui est contre?, qui s'abstient?, donc majorité.
    mikedu59 a trouvé ce message utile.
    " Tant que nous sommes des Hommes, pratiquons l'humanité "
    Sénèque


  12. #12
    Membre Cadet Avatar de mikedu59
    Ancienneté
    janvier 2018
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    Nord (59)
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    Bonjour bien
    Donc pour la préfecture, simplement une modification (cerfa 13971_03) avec les présidents, trésorier, et secrétaire je note "secrétaire suivi de poste vacant".
    Le projets des activités 2018 ne doit pas être seulement présenté, mais également voté ?

    Si oui à ces 2 questions, j'ai tout compris sur le raisonnement.


    ---------- Message ajouté à 19h14 ---------- Précédent message à 18h58 ----------

    Ce qui donnerai:

    Renouvellement des adhésions

    Accueil de nouveaux adhérents

    Signature feuille de présence.

    Le bilan financier arrêté au 31 décembre 2017, que je soumets à approbation de l'assemblée, avec factures à l'appui consultable (pour, contre, abstention)

    Le bilan des activités de l'année 2017

    Les projets pour l'année 2018 à voter (pour, contre, abstention)

    Projet budget pour l'année 2018 à voter (pour, contre, absentions)

    Nouveaux statuts (où je retire le 19 et modifie le 18) à voter (pour, contre, absentions)

    Questions diverses

    Ensuite le pot d'amitié.

    Et pour la préf, la modification des administrateurs, avec les nouveaux statuts et le PV d'AG ordinaire

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